BASYS Hotels

プライバシーポリシー

制定日：2026年9月25日

株式会社CROSYS（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する「BASYS Hotels」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報その他の利用者に関する情報について、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守するとともに、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定め、適切に取り扱います。

第1条（適用範囲）

  1. 本ポリシーは、本サービスの利用を申し込む法人または個人事業主、その担当者、本サービスを利用する宿泊施設その他の施設の担当者、ならびにAIコンシェルジュ、AIフロントデスクその他本サービスを通じて問い合わせ等を行う宿泊客、宿泊予定者、見込み客その他の利用者に関する情報の取扱いに適用されます。
  2. 本ポリシーは、株式会社CROSYSが行うすべての事業を対象とするものではなく、BASYS Hotelsにおける情報の取扱いを対象とするものです。
  3. 契約施設が独自に取得または管理する個人情報については、当該契約施設が定めるプライバシーポリシーその他の条件が適用される場合があります。

第2条（取得する情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得または取り扱うことがあります。

1. 契約者および施設担当者に関する情報

当社は、本サービスへの申込み、契約、利用および問い合わせ等に伴い、以下の情報を取得することがあります。

  • 法人名、屋号その他の事業者情報
  • 担当者氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 施設名称、所在地、ウェブサイトその他の施設情報
  • アカウントおよびログインに関する情報
  • 契約プラン、契約期間、契約状況、解約その他契約に関する情報
  • 決済状況、請求情報および決済サービス上の識別情報
  • 本サービスの設定内容および利用状況
  • 当社への問い合わせ、連絡その他のコミュニケーションに関する情報
  • 利用規約および本ポリシー等への同意に関する情報
  • その他、本サービスの提供に必要な情報

なお、クレジットカード番号等の決済情報は、当社のシステム上では直接取得または保存せず、当社が利用する決済サービス提供事業者によって処理されます。

2. AIコンシェルジュの利用者に関する情報

当社は、AIコンシェルジュの利用に伴い、以下の情報を取得または処理することがあります。

  • 利用者が入力した問い合わせ内容
  • AIとの会話内容および回答内容
  • 利用日時
  • 利用言語または問い合わせ内容から推定された言語
  • ブラウザから提供される言語、タイムゾーンその他の情報
  • タイムゾーン等をもとに推定した利用地域
  • 会話セッションを識別するための情報
  • 本サービスの利用状況
  • セキュリティおよび不正利用防止のために必要な情報
  • その他、AIコンシェルジュの提供に必要な情報

利用者が問い合わせ内容に氏名、予約情報、連絡先その他の個人情報を入力した場合、当社は当該情報を本サービスの提供に必要な範囲で取り扱うことがあります。

3. AIフロントデスクを通じて取り扱う情報

当社は、契約施設が受信する問い合わせメール等について、AIフロントデスクを提供するため、以下の情報を取得または処理することがあります。

  • 送信者の氏名または表示名
  • メールアドレス
  • メールの件名
  • メール本文
  • メールの送受信日時
  • Message-IDその他メール処理に必要な技術情報
  • 問い合わせ内容の分類結果
  • AIによって生成された返信内容
  • 担当者への引継ぎに関する情報
  • 添付ファイルのファイル名、形式、サイズその他のメタ情報
  • その他、AIフロントデスクの提供に必要な情報

4. 技術情報等

当社は、本サービスの安全な提供、認証、セッション管理、不正利用防止等のため、Cookie、ブラウザストレージ、IPアドレスまたはその加工情報、アクセス日時その他の技術情報を取り扱うことがあります。

現時点において、AIコンシェルジュの会話セッション管理にはブラウザのセッションストレージ等を使用しており、また本サービスのログイン機能等では認証に必要なCookieが利用される場合があります。

第3条（利用目的）

当社は、取得または取り扱う情報を、以下の目的のために利用します。

  1. 本サービスの申込み受付、本人または担当者の確認および契約管理のため
  2. 本サービスの提供、設定、維持および運営のため
  3. AIコンシェルジュによる問い合わせへの回答生成のため
  4. AIフロントデスクによる問い合わせ内容の分類、回答生成、自動返信および担当者への引継ぎのため
  5. 契約施設に対して問い合わせ内容、利用状況その他必要な情報を提供するため
  6. 利用状況、問い合わせ傾向、利用言語、推定利用地域、回答状況その他の情報を分析し、レポート等を提供するため
  7. 利用料金の請求、決済、契約更新、解約その他契約上必要な処理を行うため
  8. アカウント作成、ログイン、パスワード設定および認証等を行うため
  9. 本サービスに関する問い合わせ、サポートおよび連絡に対応するため
  10. 不正利用、規約違反、セキュリティ上の問題その他本サービスの不適切な利用を検知、防止または調査するため
  11. 障害調査、保守、品質管理およびサービス改善のため
  12. 本サービスの新機能、関連サービス、キャンペーン、重要なお知らせその他当社から契約者または施設担当者への案内を行うため
  13. 法令、行政機関、裁判所その他公的機関からの要請等に対応するため
  14. その他、上記の利用目的に付随する目的のため

第4条（AIを利用した情報処理）

  1. 本サービスは、問い合わせへの回答、メールの分類、回答生成、レポート作成、施設ウェブサイト等の公開情報を含む施設情報の整理その他の機能を提供するため、生成AIその他のAI技術を利用します。
  2. 当社は、AI機能を提供するために必要な範囲で、問い合わせ内容、会話履歴、メールの送信者情報、メールアドレス、件名、本文、契約施設に関する情報、FAQその他必要な情報を、生成AIサービス提供事業者へ送信し、処理させることがあります。
  3. AIサービス提供事業者へ送信する情報は、利用する機能によって異なります。
  4. 当社は、AI処理に必要な範囲を超えて個人情報を送信しないよう努めるとともに、外部サービス提供事業者の選定および利用にあたり、法令に従って必要かつ適切な措置を講じます。
  5. 当社は、生成AIサービス提供事業者に送信した情報について、当該事業者の汎用的なAIモデルの学習または改善に利用されない条件のサービスを利用します。ただし、送信された情報は、当該事業者のサービス提供、不正利用防止、安全管理その他の目的のため、その利用条件等に従い一定期間保持または処理される場合があります。
  6. AIによる処理の性質上、生成された回答、分類、推定その他の処理結果が常に正確または完全であることを保証するものではありません。

第5条（サービス改善、統計分析等への利用）

  1. 当社は、問い合わせ内容、利用状況、利用言語、推定利用地域、回答状況その他本サービスを通じて取得または生成した情報について、本サービスの品質改善、AI機能の改善、統計分析、研究、新機能および新サービスの企画・開発その他本サービスの改善のために利用することがあります。
  2. 前項のうち、当社独自の品質改善、統計分析、研究、新機能または新サービスの企画・開発等の二次的な目的で宿泊客、宿泊予定者、見込み客その他の利用者に関する情報を利用する場合、当社は、氏名、メールアドレスその他特定の個人を識別できる情報をそのまま当該目的に利用するのではなく、個人を識別できないよう適切に加工した情報を利用するものとします。
  3. 当社は、個人を識別できないよう適切に加工した統計情報等を、本サービスの改善、事業分析、商品・サービス開発その他当社の事業目的のために利用することがあります。

第6条（契約施設から委託を受けて取り扱う情報）

  1. 当社は、AIコンシェルジュ、AIフロントデスクその他本サービスの提供に伴い、契約施設がその顧客、宿泊客、宿泊予定者、見込み客その他の者から取得した個人情報について、契約施設からその取扱いの委託を受ける場合があります。
  2. 当社は、契約施設から委託を受けて取り扱う個人情報について、本サービスの提供、保守、安全管理その他委託された業務を遂行するために必要な範囲で取り扱います。
  3. 契約施設が独自の目的で取得する個人情報の利用目的、取得方法その他の取扱いについては、原則として当該契約施設が定めるプライバシーポリシーその他の条件が適用されます。

第7条（第三者提供）

  1. 当社は、法令により認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者へ提供しません。
  2. 次の各号に掲げる場合その他法令上第三者提供に該当しない場合は、前項の第三者提供には該当しないものとして取り扱うことがあります。

(1) 利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
(2) 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業承継に伴って個人データが提供される場合
(3) その他、個人情報保護法その他の法令により認められる場合

第8条（外部事業者への委託）

  1. 当社は、本サービスの提供および運営に必要な範囲で、個人情報その他の情報の取扱いの全部または一部を外部事業者へ委託することがあります。
  2. 委託する業務には、生成AIによる情報処理、クラウド・サーバー等のインフラ提供、決済処理、メールの送受信、システムの保守・運用その他本サービスの提供に必要な業務が含まれる場合があります。
  3. 当社は、委託先の選定および委託先における情報の取扱いについて、取り扱う情報の内容およびリスク等に応じ、法令に従って必要かつ適切な監督を行います。

第9条（国外における情報の取扱い）

  1. 本サービスでは、生成AI、決済その他の機能の提供にあたり、外国に所在する事業者が提供するサービスを利用する場合があります。
  2. これに伴い、本サービスを通じて取得または処理される情報が、日本国外において処理または保存される場合があります。
  3. 当社は、外国に所在する事業者へ個人データの取扱いを委託し、またはその他外国における個人データの取扱いを行う場合、個人情報保護法その他の関係法令に従い、必要な情報提供、確認、契約上の措置、継続的な確認その他必要な対応を行います。

第10条（決済情報の取扱い）

  1. 本サービスのクレジットカード決済その他一部の決済処理には、外部の決済サービス提供事業者を利用します。
  2. クレジットカード番号その他決済サービス提供事業者の画面上で直接入力される決済情報については、当社のシステム上では直接取得または保存しません。
  3. 当社は、決済処理、契約管理、請求状況の確認その他本サービスの提供に必要な範囲で、決済サービス提供事業者から顧客識別情報、契約情報、請求情報、支払状況その他必要な情報を取得することがあります。
  4. 決済サービス提供事業者による情報の取扱いについては、当該事業者が定めるプライバシーポリシーその他の条件が適用されます。

第11条（Cookie等および技術情報）

  1. 当社は、本サービスにおいて、ログイン状態の維持、認証、セッション管理、セキュリティ、不正利用防止その他本サービスの提供に必要な目的でCookie、セッションストレージその他これらに類する技術を使用することがあります。
  2. 当社は、セキュリティ、不正利用防止、障害調査その他本サービスの運営に必要な範囲で、IPアドレスまたはこれを加工した情報、アクセス日時その他の技術情報を取り扱うことがあります。
  3. 当社が将来、アクセス解析、広告計測その他現在とは異なる目的でCookieその他の技術を利用する場合には、必要に応じて本ポリシーの変更、利用者への通知その他法令上必要な対応を行います。

第12条（安全管理措置）

  1. 当社は、取り扱う個人情報について、不正アクセス、漏えい、滅失、毀損、改ざんその他のリスクを防止するため、その内容およびリスクに応じて必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  2. 当社は、個人情報へのアクセスを業務上必要な範囲に制限し、認証、アクセス管理その他適切な技術的および組織的措置を講じるよう努めます。
  3. 当社が個人情報の取扱いを外部事業者へ委託する場合、当該委託先について必要かつ適切な監督を行います。

第13条（情報の保存期間）

  1. 当社は、取得または取り扱う情報について、本サービスの提供、契約関係の維持、利用目的の達成、紛争への対応、法令上の義務の履行その他正当な業務上の必要性に応じて必要な期間保存します。
  2. 保存の必要がなくなった情報については、法令その他正当な理由により保存する必要がある場合を除き、合理的な期間内に削除、匿名化その他適切な方法により処理するよう努めます。
  3. 保存期間は、情報の種類、利用目的、契約状況、セキュリティ上の必要性その他の事情によって異なる場合があります。

第14条（契約終了後の情報）

本サービスの利用契約が終了した場合であっても、当社は、法令上の義務の履行、料金・契約に関する記録の保存、紛争への対応、セキュリティ、不正利用防止その他正当な目的のために必要な範囲で情報を保存することがあります。

保存の必要がなくなった情報については、前条に従って適切に処理します。

第15条（情報の開示、訂正、利用停止等）

  1. 当社が保有する本人の保有個人データについて、本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止等の請求があった場合、当社は、本人確認を行った上で、個人情報保護法その他の関係法令に従い適切に対応します。
  2. 契約施設から委託を受けて当社が取り扱っている情報については、情報の性質、当社と契約施設との関係その他の事情に応じて、契約施設を通じた対応をお願いする場合があります。
  3. 法令により開示等を行う義務がない場合、本人または第三者の権利利益を害するおそれがある場合、本サービスの適正な運営に著しい支障を及ぼすおそれがある場合その他法令上認められる場合には、請求の全部または一部に応じられないことがあります。

第16条（契約者等への案内）

  1. 当社は、契約者または施設担当者の氏名、メールアドレス、契約内容、本サービスの利用状況その他必要な情報を、本サービス上での表示、電子メールその他の方法による、本サービスに関する重要なお知らせ、新機能、関連サービス、キャンペーン、イベントその他の案内のために利用することがあります。
  2. 電子メールによる広告または宣伝目的の案内について、配信停止の申出があった場合には、法令上または契約上送信が必要な通知を除き、合理的な期間内に配信停止のための対応を行います。
  3. 契約、料金、セキュリティ、サービス停止その他本サービスの利用に必要な重要な通知については、前項の配信停止後も送信することがあります。

第17条（法令等に基づく提供）

当社は、法令に基づく場合、人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合、裁判所、警察、税務署その他の公的機関から法令に基づく要請を受けた場合その他個人情報保護法上認められる場合、必要な範囲で情報を提供することがあります。

第18条（外部サイトおよび外部サービス）

本サービスからリンクする第三者のウェブサイトまたは外部サービスにおける情報の取扱いについては、当該第三者が定めるプライバシーポリシーその他の条件が適用されます。

当社は、当社が直接管理していない第三者のウェブサイトまたはサービスにおける個人情報の取扱いについて、本ポリシーを適用するものではありません。

第19条（本ポリシーの変更）

  1. 当社は、法令の改正、本サービスの変更、情報の取扱方法の変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
  2. 本ポリシーを変更した場合、当社は、本サービス上への掲載その他適切な方法により変更後の内容を公表します。
  3. 法令上本人の同意が必要となる変更を行う場合には、当社は法令に従って必要な同意を取得します。

第20条（個人情報取扱事業者およびお問い合わせ窓口）

本ポリシー、本サービスにおける個人情報の取扱い、または保有個人データの開示等に関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。

個人情報取扱事業者：株式会社CROSYS
住所：東京都港区南青山2-2-15ウィン青山1214号
代表者：松宮一平
対象サービス：BASYS Hotels
お問い合わせ先：info@crosys.jp

制定日：2026年9月25日
株式会社CROSYS